REGULAMIN DLA WYSTAWCY NA WARSAW GLOBAL BUSINESS FORUM

§ 1. Postanowienia ogólne

1.1.  Niniejszy regulamin stanowi integralną częścią umowy.

1.2. Organizatorem wydarzenia Warsaw Global Business Forum jest firma Come Creations Group Anita Kijanka, z siedzibą przy ul. Łazy 32, 25-677 Kielce, zwanym dalej Organizatorem.

1.3. Zawarcie umowy zobowiązuje Wystawcę do przestrzegania niniejszego regulaminu, a w szczególności dokonania w terminie wszystkich płatności.

1.4. Wystawca potwierdza, iż przyjmuje do wiadomości, że żadne z oświadczeń i działań Organizatora nie są gwarancją ani zapewnieniem korzyści majątkowych i niemajątkowych na rzecz Wystawcy.

1.5. Organizator nie odpowiada za naruszenia i działania niezgodne z prawem podejmowane przez Wystawcę oraz przez osoby trzecie na stoiskach Wystawcy.

§ 2. Warunki udziału w Forum

2.1. Wystawcą może być osoba prawna lub fizyczna, prezentująca ofertę zgodną z zakresem tematycznym Forum i zaakceptowaną przez firmę Come Creations Group Anita Kijanka.

2.2. Do zawarcia umowy uczestnictwa w Forum między Organizatorem a Wystawcą dochodzi po wypełnieniu formularza zgłoszeniowego przez Wystawcę, przesłaniu formularza pocztą elektroniczną lub tradycyjną i potwierdzeniu uczestnictwa przez Organizatora.

2.3. Potwierdzenie przez Organizatora zgłoszenia, następuje w terminie 5 dni od daty doręczenia zgłoszenia podpisanego przez Wystawcę. Wystawca jest zobowiązany, w zależności od formy prowadzonej działalności, przedstawić aktualny wypis z KRS lub odpowiedni dokument z ewidencji działalności gospodarczej.

2.4. Przesłanie formularza zgłoszeniowego oraz potwierdzenie przez Organizatora zgłoszenia skutkuje obowiązkiem po stronie Wystawcy uiszczenia opłaty  w wysokości i terminie wskazanych przez Organizatora  w fakturze pro forma przesłanej Wystawcy za pomocą poczty elektronicznej lub tradycyjnej.

2.5. W razie nieuiszczenia opłaty  w wysokości i terminie wskazanych przez Organizatora , a także w  przypadku rezygnacji z udziału w Forum lub odstąpieniu od uczestnictwa w Forum Organizatorowi przysługiwać będzie roszczenie o zapłatę kwoty wskazanej w fakturze pro forma, o której mowa w § 2 ust. 2.4.

2.6. Wystawca może utracić prawo do udziału w Forum z chwilą:

a) niezapłacenia należności za uczestnictwo w terminie określonym w fakturze pro forma o której mowa w § 2 ust. 2.4,

b) nieprzestrzegania przepisów regulaminu.

Jeżeli Organizator korzysta z powyższego uprawnienia, składa Wystawcy oświadczenie o rozwiązaniu umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia.  W powyższym przypadku, Organizatorowi przysługiwać  będzie roszczenie o zapłatę kwoty wskazanej w fakturze pro forma, o której mowa w § 2 ust. 2.4.

2.7. Organizator może odmówić potwierdzenia zgłoszenia bez podania przyczyny. W takim wypadku pisemnie powiadamia zgłaszającego o odmowie w terminie 5 dni od daty otrzymania zgłoszenia. W razie odmowy potwierdzenia zgłoszenia przez Organizatora, zgłaszającemu przysługuje zwrot wszystkich wpłaconych kwot. Nie przysługują natomiast inne roszczenia z tego tytułu.

2.8. Przesyłając zgłoszenie, Wystawca wyraża zgodę na używanie przez Organizatora logotypu i wizerunku firmy oraz przetwarzanie danych osobowych do celów związanych z organizacją Forum.

2.9. Wystawca oświadcza, że wyraża zgodę na przesłanie drogą elektroniczną faktury z tytułu umowy najmu powierzchni wystawienniczej podczas Forum, wystawionej przez Organizatora zgodnie z obowiązującymi przepisami, w formacie PDF.

§ 3. Warunki i terminy płatności

3.1. Wysokość opłat za udział w Forum określa Organizator, przesyłając Wystawcy fakturę pro forma za pomocą poczty elektronicznej lub tradycyjnej.

3.2. Warunkiem objęcia stoiska jest wypełnienie formularza zgłoszeniowego przez Wystawcę, przesłanie formularza pocztą elektroniczną lub tradycyjną,  udokumentowanie dokonania wpłaty oraz  potwierdzenie przez Organizatora zgłoszenia.

3.3. Wystawca nie może objąć stoiska bez uiszczenia opłat.

3.4 Opłata za najem powierzchni wystawienniczej w czasie Forum obejmuje:

– korzystanie z powierzchni wystawienniczej,

– udział we wspólnie użytkowanej powierzchni (powierzchni sal wystawowych minus rzeczywista powierzchnia stoisk),

– utrzymanie czystości przejść i korytarzy w salach wystawowych,

– reklamę i promocję Forum,

3.5. Organizator nie zapewnia parkingu, ani miejsc postojowych na terenie Forum ani w jego obrębie.

§ 4. Rezygnacja z uczestnictwa w Forum

4.1. W przypadku rezygnacji z udziału w Forum zgłaszającemu nie przysługuje prawo zwrotu wpłaconych kwot.

4.2. Wystawca, który zrezygnuje z udziału w Forum jest zobowiązany do uiszczenia pełnej kwoty, wynikającej  z przesłanej mu faktury pro forma, ze złożonych zamówień oraz wszelkich udokumentowanych kosztów poniesionych przez Organizatora w związku z jego zgłoszeniem, a następnie rezygnacją.

§ 5. Odstąpienie od uczestnictwa w Forum

5.1. Przez odstąpienie od uczestnictwa w Forum rozumie się nieobjęcie zamówionego stoiska w określonym terminie bez uprzedniego, tj. złożonego co najmniej na dzień przed terminem objęcia stoiska zgłoszenia rezygnacji z udziału.

5.2. Wystawca, który odstąpi od uczestnictwa w Forum jest zobowiązany do uiszczenia pełnej kwoty, wynikającej z  przesłanej mu faktury pro forma, ze złożonych zamówień, oraz wszelkich udokumentowanych kosztów poniesionych przez Organizatora w wyniku odstąpienia.

§ 6. Powierzchnia wystawowa

6.1. Organizator zapewnia standardowe stoisko 4 m, składające się ze stołu i krzeseł.

6.2. Istnieje możliwość zagospodarowania powierzchni wystawowej we własnym zakresie, po uprzednim przedstawieniu projektu Organizatorowi oraz akceptacji Organizatora.

6.3. Organizator przydziela Wystawcy powierzchnię wystawienniczą i decyduje o miejscu ustawienia stoiska.

6.4. Naprawa uszkodzeń lub zmiana wystroju stoiska może być dokonywana tylko w godzinach, w których wystawa jest nieczynna dla zwiedzających.

6.5. Wynajęte stoisko przeznaczone jest wyłącznie dla Wystawcy. Podnajem lub przekazanie do korzystania z innych tytułów lub bezumownie stoiska przez Wystawcę innemu Wystawcy lub osobie trzeciej może nastąpić tylko za pisemną zgodą Organizatora. W takich przypadkach Organizator ma prawo zażądać dodatkowej opłaty w wysokości 25% kosztów zamówionego stoiska. Wystawca odpowiada za działanie i zaniechanie podnajemcy lub korzystającego na innej podstawie lub bez podstawy prawnej jak za własne.

§ 7. Eksponaty

7.1.Wystawca ma obowiązek oznakowania własnych eksponatów.

7.2. Eksponaty nie mogą być umieszczane w ciągach komunikacyjnych, a pokazy nie mogą utrudniać lub uniemożliwiać bezpiecznego poruszania się uczestników i publiczności ani naruszać ich spokoju.

7.3. Organizator zastrzega sobie prawo odmówienia zezwolenia na zainstalowanie eksponatów, które uzna za niebezpieczne lub uciążliwe.

7.4. Umieszczenie na wystawie eksponatów wymagających specjalnych zabezpieczeń lub konieczności spełnienia specjalnych technicznych warunków może się odbyć tylko po uzyskaniu pisemnej zgody Organizatora.

§ 8. Reklama

8.1. Podczas wystawy prezentacje lub działania reklamowe mogą odbywać się za wcześniejszą zgodą Organizatora. Nie mogą one w jakikolwiek sposób przeszkadzać innym Wystawcom ani zakłócać ogólnego porządku Forum.

8.2. Bez zgody zainteresowanych zabrania się fotografowania i filmowania cudzych eksponatów prezentowanych na stoisku.

8.3. Organizator zastrzega sobie prawo do filmowania i fotografowania stoisk oraz do wykorzystania tychże materiałów do własnych celów bez jakichkolwiek zobowiązań wobec Wystawców lub osób trzecich.

§ 9. Organizacja Forum i przepisy porządkowe

9.1. Wystawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów budowlanych i ppoż. obowiązujących na terenie, na którym organizowane jest Forum.

9.2. W czasie trwania Forum Wystawca zobowiązany jest do noszenia identyfikatora otrzymanego od Organizatora.

9.3. W godzinach otwarcia imprezy stoiska powinny być dostępne dla zwiedzających.

9.4. Wystawca zobowiązany jest do usunięcia ze stoiska i terenu pustych opakowań przed rozpoczęciem Forum.

9.5. Sprzątanie stoiska nie powinno kolidować z godzinami otwarcia ekspozycji.

9.6. Wystawca zobowiązuje się do niepodłączania innych niż zgłoszone urządzeń zasilanych elektrycznie. W przypadku niestosowania się do tego zastrzeżenia Wystawca zostanie obciążony wszelkimi kosztami związanymi z naprawą uszkodzeń zasilania elektrycznego oraz zapłatą odszkodowań.

9.7. Demontaż ekspozycji możliwy jest dopiero po zakończeniu Forum. Wystawca zobowiązany jest przywrócić zajmowaną powierzchnię do pierwotnego stanu.

§ 10. Bezpieczeństwo – ubezpieczenie

10.1. Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za wypadki osób, ani uszkodzenia eksponatów znajdujących się na terenie Forum przed, po i w trakcie trwania imprezy.

10.2. Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane kradzieżą, za szkody wyrządzone z winy Wystawcy, za przerwę w dostawie prądu lub wody oraz za szkody spowodowane siłą wyższą jak pożar, uderzenie pioruna, huragan, powódź, grad, deszcz. Dotyczy to również okresu po zakończeniu imprezy, w przypadku gdy eksponaty i inne towary pozostają na terenie Forum.

10.3. Wyłączenie odpowiedzialności nie podlega jakimkolwiek ograniczeniom pomimo podjęcia przez Organizatora szczególnych środków ochrony.

10.4. Wystawca zobowiązany jest do ubezpieczenia się od odpowiedzialności cywilnej wynikającej z uczestnictwa w imprezie, jak również do ubezpieczenia eksponatów. Zaświadczenie o dokonaniu wymaganych ubezpieczeń winno być okazane na życzenie Organizatora.

10.5. Wystawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody wynikłe z niewłaściwego użytkowania powierzchni wystawienniczej, w szczególności uszkodzenia wynajmowanych stołów i krzeseł.

10.6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie praw wyłącznych Wystawców, wynikających z ochrony prawnej wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, oznaczenia geograficznego, znaku towarowego, praw autorskich i innych praw wynikających z umów dotyczących praw własności intelektualnej.

10.7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności, w szczególności odszkodowawczej, w przypadku odwołania Forum z przyczyn niezależnych od Organizatora.

10.8. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany miejsca lub czasu Forum, a także do ich odwołania, skrócenia lub częściowego zamknięcia, w przypadku zaistnienia okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności. Wystawca o zmianie tej i okolicznościach zostanie poinformowany niezwłocznie telefonicznie, bądź na adres e-mail, podany w Formularzu.

10.9. Wystawca wyraźnie potwierdza, że nie były składane żadne oświadczenia – wyraźne lub sugerowane – w odniesieniu do korzyści kontraktowych, jakie można uzyskać podczas Forum i sukcesów działalności. Organizator stwarza możliwości, a korzyści uzyskiwane podczas Forum zależą od oferty i skuteczności kampanii danego Uczestnika.

10.10. Zarówno większy sukces jak i niepowodzenie Forum jest wspólnym ryzykiem Organizatora i Uczestnika, od którego nie przysługują wzajemne roszczenia finansowe.

10.11. Każdy Uczestnik indywidualnie rozlicza się z odpowiednimi urzędami i instytucjami  z tytułu uzyskanych przychodów.

§ 11. Zabezpieczenie terenu

11.1. Teren, gdzie odbywa się Forum zabezpieczony jest przez Organizatora lub właścicieli terenów wystawowych.

11.2. W godzinach otwarcia ekspozycji Wystawca zobowiązany jest do zabezpieczenia na własny koszt eksponatów, urządzeń i sprzętu przed ewentualnymi szkodami.

11.3 Do bezpłatnego wstępu na Forum upoważniają jedynie karta wstępu Come Creations Group lub imienne zaproszenia.

§ 12. Likwidacja

12.1. Niedozwolone jest demontowanie ekspozycji i usuwanie eksponatów przed oficjalnym zamknięciem Forum.

12.2. Wystawca zobowiązany jest zdemontować ekspozycję, usunąć eksponaty oraz przywrócić zajmowaną powierzchnię wystawienniczą do pierwotnego stanu,  tego samego dnia po zakończeniu Forum.

12.3. W przypadku nieopróżnienia powierzchni wystawienniczej w terminie określonym przez Organizatora, Organizatorowi przysługuje prawo przemieszczenia w inne miejsce pozostawionych towarów i eksponatów na koszt i ryzyko Wystawcy, nawet jeśli nie odpowiadałoby to wymogom niezbędnym dla właściwości eksponatów.

12.4. Pozostawione bez akceptacji Organizatora elementy ekspozycji i inne urządzenia nieusunięte przez Wystawcę w okresie likwidacyjnym uważa się za mienie porzucone, które przechodzi bez odszkodowania na własność Organizatora.

§ 13. Reklamacje i roszczenia

13.1. Wszelkie reklamacje i roszczenia wynikające z udziału w Forum winny być zgłaszane w formie pisemnej w dniu imprezy. Po zakończeniu imprezy żadne reklamacje i roszczenia nie będą uwzględniane.

13.2. Wszelkie porozumienia pomiędzy Wystawcami a Organizatorem oraz wszelkie decyzje z nich wynikające, jak i oświadczenia wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

§ 14. Postanowienia końcowe

14.1. Wystawcy biorący udział w Forum organizowanym przez Come Creations Group zobowiązani są do stosowania obowiązujących przepisów i przestrzegania niniejszego regulaminu oraz regulaminów obowiązujących w obiekcie, w którym odbywają się Forum. Wystawcy nieprzestrzegający niniejszych warunków ponoszą odpowiedzialność za wszelkie szkody poniesione przez Organizatora lub osoby trzecie.

14.2. W przypadku okoliczności od niego niezależnych Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania, skrócenia, odłożenia lub częściowego zamknięcia imprezy.

14.3. W przypadkach określonych w pkt. 14.2, z wyjątkiem odwołania imprezy, Wystawcy nie przysługuje prawo do jakiegokolwiek odszkodowania lub redukcji opłat za uczestnictwo w imprezie.

14.4. W przypadku odwołania imprezy Wystawcy przysługuje zwrot wpłaconych kwot bez odsetek.

14.5. Wszelkie spory, mogące wynikać z tytułu udziału w Forum organizowanym przez Come Creations Group oraz robót, dostaw i usług zlecanych Organizatorowi przez Wystawców będą rozstrzygane przez Sąd właściwy dla siedziby Organizatora.

14.6. Przyjęcie warunków niniejszego Regulaminu następuje z chwilą złożenia przez Wystawcę zgłoszenia udziału w Forum.

14.7 Organizator informuje, iż w przypadku naruszenia ustalonych zasad oraz nieprzybycia na Forum, Wystawca zostanie zobowiązany do zwrotu wszystkich poniesionych przez Organizatora kosztów, związanych z udziałem Wystawcy w Forum.

14.8 Organizator nie bierze odpowiedzialności za działania Wystawcy niezgodne z obowiązującymi na terenie Polski przepisami prawa, w szczególności przepisami prawa podatkowego, a także za działania Wystawcy niezgodne z aktami prawa miejscowego.

14.9 W przypadku nie stosowania się do ustaleń Regulaminu Organizator może zdecydować o wykluczeniu Wystawcy z Forum.

14.10 Egzekwowanie ww. regulaminu powierza się Organizatorowi jak również wyznaczonym w tym czasie pracownikom.

14.11 Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w  Regulaminie,  informując o tym na stronie wydarzenia.